IHK Digital Transformation Map - Segment: Prozesse und Strukturen
Im Rahmen der IHK Digital Transformation Map, wird in diesem Fachbeitrag das Segment “Prozesse und Strukturen” mit vorausgewählten Methoden-Angeboten präsentiert. Ziel des Modells und der Methodenangebote ist es, dass IHK-Mitgliedsunternehmen effizienter ihre Unternehmen digitalisieren. Die weiteren Segmente lauten “Geschäftsmodell und Produkte” und “Mensch und Unternehmenskulturen”.
Prozesse & Strukturen: Mit einem hybriden Ansatz handlungsfähig bleiben
Wenn über Digitalisierung gesprochen oder geschrieben wird, stehen oftmals die Prozesse und Strukturen im Vordergrund. Vor allem für die Anbieterseite wie Softwarehersteller oder Portalanbieter liegt ein großer Schwerpunkt immer auf den Prozessen und Strukturen. Das ist verständlich: Der Einsatz von Software kann Prozesse automatisieren, digitalisieren und somit enorm vereinfachen. Denn hohe Qualität, Effizienz und Standardisierung schafft Unabhängigkeit.
Gleichzeitig gilt bei der Automatisierung oder der Digitalisierung von Prozessen aber das alte Informatiker-Sprichwort: „Garbage in, garbage out“ (Müll rein, Müll raus). Dies bedeutet, dass es eine wesentliche Herausforderung ist, Prozesse und Strukturen
- mutig zu hinterfragen und sicherzustellen,
- dass nur diejenigen in das digitale Umfeld übertragen werden, die auch funktionieren und
- in Zukunft wichtig sind.
Wie Spreu und Weizen trennen?
Woran erkennen Unternehmen , welche Prozesse und Strukturen zukunftsfähig oder zukunftsweisend sind und welche überflüssig werden?
In dem Modul „Prozesse & Strukturen“ unserer digitalen Transformation Map geben wir einen Überblick über neue Ansätze, die Prozesse und Strukturen anders denken.
Denn: In Zukunft geht es primär nicht darum, Bestehendes einfach in die digitale Welt zu übertragen.
Aber: Das Informatiker-Sprichwort „Gold in, Gold out“ reicht nicht aus. Wichtiger ist es, sich zu überlegen:
- Was ist der neue Output, den wir liefern können?
- Was können wir ganz anders angehen?
- Wie können wir das System unserer Prozesse und Strukturen transformieren und flexibilisieren, um mehr Wertschöpfung zu erzielen?
Dazu gehört der Prozess der Ideenfindung und der Prozess der Innovation – zwei für uns deutsche Mittelständler wichtige Themenschwerpunkte.
Das Modul Prozesse & Strukturen beschäftigt sich mit genau dieser Frage.
Wir nähern uns der Problemstellung mit Lösungsvorschlägen, indem wir drei Impulse in Form unterschiedlicher Modelle erläutern:
KPIs vs. OKRs
Hierbei geht um die Gegenüberstellung von Key Performance Indicators (KPIs) und Ojective and Key Results (OKR).
KPIs dienen der Qualitätssicherung und Zielüberwachung. Es besteht immer eine Vergleichbarkeit, es werden Benchmarks durchgeführt, Abweichungen bemerkt und Ziele neu definiert oder angepasst. KPIs bieten bei vorhersehbarem Ausgang eine exzellente Möglichkeit, die Erfolge der eigenen Prognose oder eine Abweichung zu dokumentieren und nachzusteuern.
Aber: Innovation an sich ist weitaus offener im Ergebnis. Mit dem KPI-Modell lässt sich darum keine Innovation schaffen.
Hier kommen die OKRs ins Spiel. Dabei geht es darum, durch klare Prozesse und klare Strukturen die gesamte Organisation auf gemeinsam übergeordnete Ziele auszurichten. Wie diese Ziele erreicht werden, bleibt dabei allen Akteuren selbst überlassen. Den Beteiligten wird also ein Freiraum geboten, die Ziele eigenverantwortlich mit unterschiedlichsten Herangehensweisen zu erreichen. Phasen der Unsicherheit werden dabei einkalkuliert.
Innovation beginnt immer mit Neuland, das berücksichtigt das OKR-Modell. Das Ergebnis sind Wachsamkeit, Achtsamkeit, Eigenverantwortlichkeit, Kreativität und Innovation. Das wirkt sich auf die Verbesserung von anderen Themen aus, wie z. B. Geschäftsmodelle & Produkte oder Menschen & Kulturen. ORK wird von vielen Unternehmen erfolgreich angewandt, darunter Google – wobei keine Voraussetzung dafür ist, ein Softwareunternehmen oder ein „hippes“ Startup zu sein. OKR ermöglicht es jedem Unternehmen, innovativer zu werden.
Cross-funktionale Zellstruktur-Teams
Unternehmen, in denen einzelne Abteilungen isoliert voneinander als Inseln ohne Verbindung nebeneinanderher vegetieren, werden es in Zukunft schwer haben. Silo-Strukturen sind in einer zunehmend unvorhersehbaren Wirtschaftswelt hinderlich. Was es braucht, ist vernetztes Denken.
Der erste Schritt, vernetztes Denken zu fördern und auszubauen, sind cross-funktionale Teams: Teams die fachbereichsübergreifend zusammengesetzt sind und in denen die unterschiedlichsten Kompetenzen auch aktiv genutzt werden. Ein bildhaftes Beispiel: Bei einem schweren Autounfall müssen Feuerwehrleute Menschen aus den zerstörten Fahrzeugen schneiden. Die Sanitäter kümmern sich dann um die Verletzten, während Polizisten den Verkehr regeln. Nur Sanitäter, nur Feuerwehrleute oder nur Polizisten wären nutzlos für diese tragische Situation. Neue bereichsübergreifende Teams sind also überlebenssichernd – auch für Unternehmen.
Wenn solche Teams zusätzlich in einer Zellstruktur (ähnlich einer biologischen Zelle) aufgebaut sind, bleibt der Output kontinuierlich innovativ. Denn: Das Team ist dadurch hoch flexibel und passt sich regelmäßig an die sich verändernden Umwelteinflüsse an.
Die Vorteile sind Autonomie, Geschwindigkeit und eine höhere Innovationskraft. Cross-funktionale Zellstruktur-Team bleiben selbst in schwierigen, stressigen Zeiten handlungsfähig – was einen signifikanten Wettbewerbsvorteil gegenüber klassischen Prozesslandschaften darstellt.
Hybride Frameworks
Wer kennt ihn nicht, den Glaubenskrieg zwischen unterschiedlichen Modellen oder Methoden. Nehmen wir den Bereich der Entwicklung: Hier gibt es beispielsweise die Wasserfall-Methode, die sich dazu eignet, sehr komplexe Themenentwicklungen zu analysieren, langfristig Anforderungen zu definieren und exakt nach diesen Anforderungen die Entwicklung umzusetzen.
Der Nachteil hierbei allerdings ist: Die Zeit bis zu den ersten Nutzer-Feedbacks vom Markt dauert sehr lang.
Für manche lautet die Lösung: Agile Entwicklungsumgebungen – ob sie nun Scrum, Design Thinking oder Lean Startup heißen, spielt dabei keine Rolle. Hier ist der Gedanke, Fehler zuzulassen, sehr schnell daraus zu lernen und zu verbessern. Sowohl die Wasserfall-Methode als auch agile Methoden haben ihre Richtigkeit.
Allerdings machen Unternehmen oftmals den Fehler, sich nur auf eine Methode festzulegen. Hilfreicher ist aber, hybride Frameworks zu wählen: Also Rahmenbedingungen zu schaffen, die es ermöglichen, sich situativ das Beste aus allen Methoden herauszunehmen. Damit ist jedes Unternehmen in der Lage, die passende Mischung für sich zu wählen. Die Vorteile: Eine bessere Entwicklungsumgebung, sicherere Strukturen und das Berücksichtigen der jeweils besten Herangehensweise, statt des einen oder anderen Dogmas.
Fazit: Das Beste aus „allen Welten“
In dem Modul „Prozesse & Strukturen“ geht es darum, herauszufinden, welche Änderungen und welche Impulse hilfreich sind, um langfristig zu wachsen. Die vorgestellten Ansäte sollen Unternehmen auf ein zunehmen dynamisches und digitalisiertes Umfeld vorbereiten. Und sie sollen die Frage beantworten, welcher der Ansatzpunkte in Ihrem Unternehmen am besten funktioniert.
Visualisierung des Modells
Online-Impulse
Begleitend zu diesem und weiteren Fachbeiträgen rund um die IHK Digital Transformation Map bieten wir jeden zweiten Donnerstag im Monat kostenfreie Online-Impulse an. In den Impulsvorträgen werden nach und nach, stets kurzweilig, das Konzept, die Modellgrenzen, die Segmente und jeweilige, erste ausgewählte Methoden präsentiert.
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(Autor: Gordon Geisler, Herausgeber: Emmanuel Beule)